COLUMN  
Maintenance Magazine 140 – juni 2018

Samenwerkingsplatform Maintenance en zijn processen

In de voorlaatste editie van Maintenance Magazine schreven we over een initiatief van enkele ondernemers om een samenwerkingsplatform op te zetten op vlak van asset performance en onderhoud. Het platform bestaat uit vier belangrijke pijlers: mensen, processen, systemen en data. In de vorige editie gingen we dan in op de ‘mens’ en zijn rol in dit samenwerkingsplatform. In deze derde aflevering belichten we de processen. Een ‘proces’ is niet meer noch minder dan een ordening van activiteiten, een bepaalde methodiek om organisatiedoelen te bereiken.

De druk om een bepaalde methodiek te volgen wordt alsmaar groter. Dat heeft diverse oorzaken. Denk aan kwaliteitsnormen (o.a. ISO-certificering), compliance, veiligheid, traceability,… Maar natuurlijk speelt ook een globaliserende markt, toenemende concurrentie en druk op marges een rol.

Grote bedrijven beschikken over afdelingen, teams en managementfuncties die het werk rond processen organiseren en beheren. Probleem bij velen is dat het proces dominant geworden is aan de resultaten. Bureaucratie ondergraaft de slagvaardigheid. We weten inmiddels echter dat niet de sterkste overleeft maar vooral wie zich het snelst aan verandering aanpast.

Een kleinere onderneming beschikt vaak over meer flexibiliteit maar worstelt om te kunnen voldoen aan de druk om te werken volgens de juiste processen. Daardoor worden er fouten gemaakt, is er een probleem naar traceerbaarheid van bepaalde acties en worden processen onvoldoende geborgd. Succes is sterk afhankelijk van de kennis en competenties van het individu. Middelgrote ondernemingen kampen met de uitdagingen van beide. Dat zijn de overbekende groeipijnen waarvan menig ondernemer wakker ligt.

Hoeveel tijd steken we als organisatie in het opzetten en bewaken van onze processen ? Wat zou het voor u betekenen als u die tijd zou kunnen steken in uw producten, diensten en klanten? Dat is immers de kern van uw onderneming. Stelt u zich voor dat u een platform kunt gebruiken waarin die processen ‘ingebakken’ zitten. Een platform dat u bovendien de vrijheid geeft via ‘cherry picking’ het voor u juiste proces te kiezen. Een proces dat trouwens tot stand is gekomen langs het pad van ervaring en best practices en normen van ondernemingen zoals de uwe. Eens dit proces bepaald, werkt uw hele organisatie op een uniforme, pragmatische en geborgde manier.

Het samenwerkingsplatform zal u daarbij heel concreet ondersteunen. We bieden een set van workflows aan. Workflows die trouwens ook door externe auditors erkend worden als de ‘juiste manier van werken’. Door de taken binnen die workflows te volgen en uit te voeren, volgt u het juiste proces. En daarbij zit er een volgordelijkheid en afhankelijkheid in die taken. Een ander belangrijk voordeel is dat we ook een integratie met bijvoorbeeld Microsoft Outlook voorzien. Zo wordt u geattendeerd op een taak die u moet uitvoeren via een e-mail notificatie (dus ook als u niet actief in het systeem werkt). We kunnen ook een escalatie voorzien als iemand de taken niet juist of tijdig uitvoert. We willen het denken niet uitschakelen maar begrijpen dat succes niet enkel afhankelijk mag zijn van ons eigen handelen. We zijn immers geen robots. Omarm verandering, de bijbehorende technologie en onderneem ! <<

Door Geert Nies, General Manager THOR Maintenance, en Martin Smit, Business Development Manager Solutions bij RealDolmen