IN THE FIELD  
Maintenance Magazine 140 – juni 2018

Onderhoud lab equipment uitbesteed

Janssen Pharmaceutica, onderdeel van Johnson & Johnson, vertrouwt het volledige onderhoud van zijn laboratoriumtoestellen toe aan één externe, globale partner.

Na twee jaar voorbereiding worden in België 17.000 laboratoriuminstrumenten, waarvan 14.000 op de hoofdcampus in Beerse, nu centraal beheerd door PerkinElmer OneSource. “Het volledige onderhoud is nu gestandaardiseerd zowel in een GxP-kritische als in een niet-kritische labomgeving”, verduidelijkt Jan Van Deun, Sr. Manager Laboratory Services EMEA bij Janssen Pharmaceutica, die met 18 externe medewerkers de onderhoudsstrategieën op campus Beerse, Geel, Olen en Merksem organiseert. “Dit biedt transparantie in onderhoudsstrategie en -status, maakt onderhoud een stuk efficiënter, verhoogt de ‘uptime’ en spaart kosten door schaalvoordelen met leveranciers. Bovendien ontzorgt het systeem het labmanagement en -analisten van de administratie die de onderhoudsstrategie met zich meebrengt.”

Van Deun is operational lead voor laboratorium services Belgium Campus. Dat omvat drie grote pijlers: maintainability van lab equipment gefocust op de life-cycle van equipment, het beheer van consumables en supplies in en naast het lab en het beheer van uitbestede procesmatige taken in laboratoria ter ondersteuning van de coreprocessen.

In 2014 zette Johnson & Johnson een globale strategie op om het beheer van onderhoudsstrategieën op lab equipment te centraliseren bij Facility Management. “Daartoe werd het programma Enterprise Laboratorium Instrumentation Services (ELIS) opgestart. Dat omvat alle onderhoudsactiviteiten van de initiële inventarisatie van het assetpark, over de opzet en uitvoering van de onderhoudsstrategie tot de finale documentatie in lijn met compliance requirements.”

Individuele aanpak

Vroeger was de coördinatie van het onderhoud van het apparatuurpark versnipperd over de verschillende gebouwen en afdelingen van de diverse vestigingen. Elke site beheerde er zijn eigen database, indien die al beschikbaar was, individuele leverancierscontacten, reparaties en contractorbeheer. Een gezamenlijke strategie ontbrak.

“De focus lag uitsluitend op het eigen labo, de eigen werking en wat gerelateerd was aan het eigen kostencenter, waardoor een gestandaardiseerde benadering en een transparant overzicht van de onderhoudskengetallen/-parameters van de toestellen onbestaande was. Men wist niet hoeveel toestellen men beheerde of wat de jaarlijkse kost was. Bij contractonderhandelingen diende een wetenschapper veel tijd te besteden aan het maken van overzichten om die met de supplier af te stemmen.”

Scientist back to science

‘Scientist back to science’ was het uitgangspunt voor het centraliseren van het onderhoud. Want hoe minder de labmedewerkers zich hoeven te bekommeren om administratie en onderhoud, des te beter kunnen ze zich toeleggen op hun core activiteit: farmaceutisch onderzoek.

“Modern onderhoud vereist het centraal beheer van contracten, de centrale organisatie van onderhoudsopzet en operationele uitvoering en de bundeling van technische kennis en inzicht. Het is van vitaal belang om de kosteneffectiviteit te kennen van de high-end en van de low-end apparatuur om die aan de hand van KPI’s te sturen en schaalvoordelen te benutten. Constructief zetten we grote stappen op het vlak van samenwerking met onze partner PerkinElmer OneSource, door de implementatie van het ‘frontline technieker’-concept waar ervaren on-site techniekers ad-hoc de nodige service verlenen om de uptime van het equipment te verhogen en de kosten van een derde partij te minimaliseren.”

Facility Management als enabler voor centrale aanpak

“Vermits we als Facility Management op de campus centraal georganiseerd waren met ons Centraal Maintenance Management Systeem eSTREAM (CMMS), hadden we alle troeven in handen om het nieuwe ELIS-programma succesvol te organiseren.” Met de key stakeholders is de scope of work (SOW) gedefinieerd. De volledige lifecycle van het onderhoud werd in detail op papier gezet. Aan de hand daarvan is een tender uitgeschreven waarop zeven bedrijven intekenden die wereldwijd deze activiteiten ontplooien. “Uiteindelijk opteerden we om het geheel van onderhoud op lab equipment aan één global preferred supplier te outsourcen: PerkinElmer OneSource.” Daarmee is een Master Services Agreement ondertekend.

Alle contracten door één partij laten beheren, biedt een enorm schaalvoordeel. “Dankzij die centrale aanpak is de preferred supplier in staat om op basis van historiek en gedetailleerde contractkennis de toesteleigenaars met raad en daad bij te staan in hun onderhoudskeuze in lijn met financiële budgetimplicaties.”

Gefaseerd

Alleen al op de campus Beerse zijn er 14.000 toestellen gespreid over 12 gebouwen. Goed voor een aankoopwaarde van zo’n half miljard euro. Het jaarlijkse onderhoud aan dit apparatuurpark kost ruim 10 miljoen euro. Amper 43% van het totale park bleek degelijk gedocumenteerd. Daarom werd geopteerd voor een gefaseerde implementatie met een pilootproject in een niet-gereguleerde omgeving, waaronder de R&D-labs, voor een 5.000-tal toestellen. “Nadat de goede praktijken in ‘early development’ werkten, kwamen ook de andere GxP-omgevingen aan bod waarbij steeds dezelfde blauwdruk werd gehanteerd.”

Zoals wel vaker bij innovaties duurde het even alvorens iedereen er zich in kon vinden. Van Deun schat dat ongeveer 40% van de werknemers het nieuwe systeem genegen was, 60% initieel niet. “Vooral de omgevingen die op courante basis labtoestellen aanpassen, wensten het beheer en de kennis over onderhoud in huis te houden. Ondanks deze tegenkanting waren we toch succesvol vanwege het concept van het triumviraat van de businesspartner/stakeholder, het facility management en de preferred supplier. In het Master Service Agreement tussen Janssen Facility Management en PerkinElmer OneSource werden clausules ingebouwd die de vereiste confidentialiteit waarborgen bij zowel systeemconfiguraties als geproduceerde raw data bij onderhoud en/of testing.”

Transparantie

Bij aanvang van het programma maakt de preferred supplier een inventaris van de toestellen in het lab wat in een needs assessment resulteert. Daarin is de onderhoudsstrategie per toestel bepaald in nauw overleg tussen toesteleigenaar en preferred supplier. Na aftoetsen en ondertekening door de businesspartners, worden de onderhoudsstrategieën in het CMMS-systeem opgenomen en de masterdata van het assetpark geüpdatet waar nodig.

“We bieden de labowners volledige transparantie over de staat van hun toestellen, de onderhoudscontracten, de kosten en welke partij het onderhoud uitvoert. Voor elke afdeling wordt op frequente basis een dashboard aan specifieke kengetallen opgemaakt zodat de businesspartners kunnen verifiëren of het onderhoud correct volgens de richtlijnen werd uitgevoerd. De lokale dashboardrapportering wordt vertaald naar een globaal niveau, wat wereldwijde vergelijking mogelijk maakt.”

Contractuele verbintenis

Het onderhoudscontract tussen Janssen en PerkinElmer OutSource heeft een duurtijd van drie jaar. Daarna zal opnieuw een tender worden uitgeschreven om de markt wereldwijd te evalueren. Kandidaat bedrijven worden vervolgens uitgenodigd om hun strategie voor te stellen. Die wordt dan getoetst aan het huidig Master Service Agreement en SOW.

“Inmiddels werd het contract met de partner al een keer verlengd omdat hij een correcte inschatting en naleving toont van de huidige contractvoorwaarden. Bijkomend werd een verbeterplan opgelegd om verbeterpunten op een traject van één jaar succesvol te implementeren. Daarom heeft de preferred supplier nu toelating om zijn activiteiten ook op de andere J&J-sites te ontplooien. Het opstellen van een waterdicht Master Service Agreement, aangevuld met een lokaal Site Specific Agreement, is cruciaal.”

“We hebben onze lessen getrokken om op globaal niveau de juiste KPI’s, een exacte omschrijving (hoe te meten en tegen welke threshold?) te definiëren in dit MSA. Dat stelt ons in de mogelijkheid om de successen van onze preferred supplier wereldwijd te evalueren en met elkaar te vergelijken.”

Nieuwe toestellen

Bij aankoop van nieuwe labotoestellen zorgde de toesteleigenaar voorheen voor de identificatie van het toestel, het afsluiten van contracten en het opzetten van het herstelonderhoud. Die service gebeurt nu vanuit het ELIS-programma. Wanneer een toestel wordt aangekocht, wordt naast de goedkeuring van de afdeling procurement ook de ELIS Helpdesk automatisch geïnformeerd waardoor zij de nodige administratieve activiteiten voor haar rekening kan nemen. “Zodra het toestel op de site aankomt, wordt het geïdentificeerd (met individuele barcode) en worden alle relevante data over het toestel verzameld en opgeslagen in het CMMS-systeem (dat ook onze huisleverancier mee beheert) om heel de verdere levenscyclus van het toestel te monitoren.”

Innovatie

“Naast de keuze van een preferred supplier voor coördinatie en uitvoering van onderhoudsactiviteiten is het ook belangrijk dat deze partner een meerwaarde kan bieden aan de labowner bij het beheer van zijn instrumentenpark”, besluit Van Deun.

“Projecten als RFID-identificatie voor mobiel equipment of het produceren van kengetallen betreffende de utilisatiegraad van laboratoriumtoestellen in functie van de onderhoudskost zijn handige parameters om een verstandige investeringspolitiek te voeren.” <<

Door Wouter Peeters