Het begon met het plan om met behulp van een nieuw Enterprise Asset Management-systeem de efficiëntie van alle onderhoudsprocessen van Ysco (nu Glacier) te verhogen. De oplossing op maat die softwarespecialist Ultimo aanbood, viel echter in zodanig goede aarde dat ook andere afdelingen van de ijsfabrikant hier inmiddels vruchten van plukken.
Het zijn tijden met behoorlijk wat veranderingen voor iedereen die met Ysco te maken heeft. De twee productievestigingen in het West-Vlaamse Langemark-Poelkapelle en het Franse Argentan waren samen al goed voor een slordige 190 miljoen liter ijsjes per jaar en ontpopten zich op die manier tot een van de grootste spelers op de Europese markt van private label ijsproducten. Sinds vorig jaar vinden de twee fabrieken echter onderdak bij de Glacier-groep, dat tevens een aantal Italiaanse ijsfabrieken van Gelato d’Italia in zijn portfolio heeft. Met verenigde krachten hopen zij de komende jaren een nóg grotere rol te spelen in de internationale ijsjeswereld.
Verouderde database
Ook op technologisch vlak ondergingen de Belgische en Franse vestiging heel wat evoluties. Een belangrijke daarvan was de overstap van de afdeling Maintenance – die over beide vestigingen meer dan honderd medewerkers telt – naar het nieuwe, mobiele Enterprise Asset Manegement-systeem van Ultimo in 2023 en 2024. Onderhoud speelt immers een cruciale rol als je als bedrijf over maar liefst 26 volautomatische productielijnen beschikt. Die verandering was volgens Technical Manager en Preventieadviseur Marino Vandooren broodnodig. “We werkten al zo’n vijfentwintig jaar met hetzelfde systeem”, vertelt hij. “De database was ernstig verouderd en de laatste tien jaar waren er geen updates meer doorgevoerd. We waren zelf al aan het uitkijken naar alternatieven. Bovendien maakte de toenmalige leverancier bekend definitief met de ondersteuning te stoppen. Dat heeft het proces nog versneld.”
Meer mobiliteit en gebruiksgemak
In de zoektocht naar een nieuwe partner kwam Ultimo, dat wereldwijd meer dan 22 miljoen assets beheert voor meer dan 2.500 klanten, al snel ter sprake. “Naast mijn functie hier ben ik al meer dan tien jaar actief bij Syntra West, een Vlaamse stuurgroep voor onderhoudsmanagers die vier keer per jaar bij elkaar komt. Op die momenten kom je al snel in gesprek met externe collega’s en Ultimo was een naam die tijdens die gesprekken regelmatig viel. Vooral over mobiliteit, gebruiksgemak en integratiemogelijkheden hoorde ik alleen maar positieve geluiden.”
Completer onderhoudssysteem
Een belangrijke uitdaging bij het begin van het proces was de overzetting van de oude database naar het nieuwe EAM-systeem. “De oude data over preventief onderhoud, werkprocessen en lopende opdrachten mochten niet verloren gaan. Vooral die van de laatste tien jaar wilden we volledig recupereren. Niet evident, want het oude systeem bevatte slechts vijf velden om in te vullen, waardoor kleine werkzaamheden niet altijd volledig of correct werden gerapporteerd. Ultimo heeft veel meer van zulke velden. Samen met Ultimo en met assistentie van ChatGPT zijn we alle data gaan analyseren en zijn we er wonderwel in geslaagd om heel veel belangrijke informatie te recupereren. Het hele project heeft meer dan een jaar in beslag genomen, maar het heeft uiteindelijk wel geleid tot een veel completer onderhoudssysteem.”
Kennis delen
Het resultaat van al deze inspanningen volgde al snel. In het eerste jaar steeg het technisch rendement van 94 naar 96 procent, en ook het jaar erop werd er nog vooruitgang geboekt. Voor een bedrijf dat jaarlijks meer dan 120.000 pallets ijs in allerlei vormen en gewichten produceert, betekent dat een niet onaanzienlijk verschil van enkele honderden duizenden euro’s. Wat Marino echter vooral zelf ondervonden heeft, is de positieve invloed die het nieuwe EAM-systeem gehad heeft op de onderhoudsprocessen. “Al onze machines en de volledige voorraad van ons magazijn zijn uitgerust met QR-codes. Wanneer een technicus bij een machine staat voor een bepaalde ingreep, scant hij de code met zijn tablet en wordt hij hier meteen bij ingelogd, zodat andere collega’s kunnen zien dat hij met deze taak bezig is. De technicus in kwestie krijgt meteen ook te zien welke wisselstukken er in het magazijn voorradig zijn om het euvel mee te verhelpen. Wanneer hij klaar is met zijn werkzaamheden, wordt hem ook consequent gevraagd om een commentaar achter te laten in verband met hoe hij het probleem precies heeft opgelost. Zo blijft die informatie bewaard voor wanneer een andere collega uit bijvoorbeeld een andere shift met hetzelfde probleem wordt geconfronteerd. Ook voor nieuwe technici is dat handig, zij hoeven niet helemaal vanaf nul te beginnen. De opgedane kennis en ervaring wordt op die manier veel sneller over de hele afdeling met elkaar gedeeld dan vroeger.”
Meer integratiemogelijkheden
Een ander aspect dat een positieve verandering bleek, zijn de vele integratiemogelijkheden waarover het Ultimo-systeem beschikt. “Vroeger had je voor verschillende facetten verschillende systemen die helemaal niet met elkaar spraken. Het onderhoud op zich zat in één systeem, maar Health, Safesty & Environment (HSE) gebruikte andere software. Toen het Maintenance-verhaal was afgerond, hebben we de EAM-software al snel laten uitbreiden met een HSE-module. Zo zit alles in één softwarepakket dat bovendien rechtstreeks gekoppeld is met ons CRM-systeem en verloopt dat een pak vlotter. Op die manier kunnen we eventuele gevaarlijke situaties sneller opsporen of beter ingrijpen bij arbeidsongevallen. ‘Wij’ is hier dan niet meer alleen de afdeling Maintenance, maar ook de afdeling Kwaliteitsdienst. Dat die verschillende facetten nu op hetzelfde platform verzameld zijn, komt de efficiëntie alleen maar ten goede.”
Nieuwe modules
Het einde van de integratiemogelijkheden lijkt nog lang niet in zicht. Integendeel: intussen werd er ook al een fleetmodule aan toegevoegd voor het wagenpark en de volgende fases die op de planning staan, zijn extra modules voor werkvergunningen en alles wat met contractbeheer te maken heeft. Zo krijgen alsmaar meer collega’s en afdelingen de kans om van de voordelen en mogelijkheden te genieten. “De desktopversie en de mobiele versie zijn nu ook veel beter op elkaar afgestemd dan in het begin. Ook ruim twee jaar na onze eerste kennismaking met Ultimo blijft de balans zeer positief. Momenteel zijn er zelfs al vage plannen om ook de Italiaanse vestigingen op het EAM-systeem van Ultimo te laten overstappen. De knoop is nog niet officieel doorgehakt, maar het zou de toekomstige samenwerkingen als groep alleen maar ten goede komen.”
Door Bert De Pau - Foto’s Glacier
