IN THE FIELD  
Maintenance Magazine 139 – februari 2018

HoTT bij Borealis

Borealis verricht al enige tijd ‘hands on tool time’ of HoTT-metingen voor turnarounds en dagelijks onderhoud, op zowel gepland als correctief onderhoud. Inzicht in de werkelijke prestaties leidt tot verbeteracties.

“In heel Europa verouderen de fabrieken. Dat vergt extra onderhoudsactiviteiten. Om te voorkomen dat budgetten escaleren moet de efficiëntie van de uitvoering beter. Het is immers steeds moeilijker technisch goed opgeleid personeel te vinden, in eigen huis en bij contractoren. We willen zoveel mogelijk ballast en waste in de processen vermijden. Het merendeel van de mensen is trots op zijn werk. Het is dan ook belangrijk dat ieder zijn job vlot kan doen. Daarom gingen we vanaf 2012 kijken naar efficiëntieverbeteringen. Al onze Europese locaties hebben sindsdien één of meerdere HoTT-metingen uitgevoerd”, zegt Jef Lodewijckx, Group Expert Maintenance Efficiency bij Borealis.

“Borealis is minder geïnteresseerd in het finale cijfer maar meer in wat we eruit kunnen leren. De metingen gaven ons een duidelijk beeld hoe we onze processen kunnen verbeteren. Alle HOTT-analyses die we over een periode van drie jaar aan de verschillende Europese locaties verrichtten, gebruikten we voor het uitstippelen van een Maintenance Execution Efficiency roadmap. Op de gemeenschappelijke factoren gingen teams verbeterprocessen ontwikkelen die binnen de gehele organisatie uitgerold kunnen worden.” Het bedrijf telt tien locaties in Europa. Per locatie waren er één tot twee metingen, telkens met een team van drie à vier mensen. Daaruit kwamen er uiteindelijk 15 HoTT-analyses.

Communiceren is cruciaal

In 2012 waren deze metingen nieuw in de organisatie. Een eerste lering was dat open communiceren over de opzet, het zoeken naar procesverbeteringen, cruciaal is. “Mensen vrezen immers makkelijk dat er gemeten wordt hoe hard ze werken. Dat is het niet. We meten wel onnodige verliezen”, aldus Lodewijckx. HoTT gaat om het verbeteren van processen. “We willen weten waarom het werk stagneert. We stellen nooit de schuldvraag. Suggesties voor verbeteringen zijn dan ook niet mangebonden.”

Borealis kende in Kallo meetcampagnes tijdens de stops van 2014 en 2017. “Bepaalde problemen waren drie jaar later opgelost. Het coördinatiecentrum kwam op een gunstiger plek, bijvoorbeeld. Maar al tijdens de eerste meetsessie werden quick-wins geadresseerd.” Andere zaken werden voor de ‘preparedness check’ van de volgende keer meegenomen.

Cijferjagers

Borealis focust op twee van de drie klassieke categorieën (indirect en direct productief) en stelt er prijs op de resultaten van de verschillende vestigingen te kunnen vergelijken.“Het is belangrijk dat er op verzoek van de klant specifieke subcategorieën kunnen worden samengevoegd”, zegt Ben Thiehatten, senior Consultant bij Stork, dat de metingen uitvoert bij Borealis.

“Bij reguliere onderhoudswerken jagen we op cijfers. Turnarounds zijn anders. Dan wil je zien of de voorbereiding efficiënt was en mensen de eerste dag(en) al met het werk kunnen starten. Dan mengen we cijfers met observaties en kijken we iets dieper naar oorzaken en gevolg. Hoe komt het dat…? We werken dan meestal met een gemengd team met assessoren van de klant die mee meten met de teamleider.” Er worden tijden geregistreerd en assessoren observeren teams een dag lang in hun activiteiten. Ondersteunend zijn ‘Days In the Life Of’ of DILO’s. “Dit is een mix tussen audit en gesprek om te doorgronden waarom iets gebeurt op de manier waarop het gebeurt. Dat biedt achtergrond.”

Quick wins

Het meten resulteert in een rapport met daarin de directe en indirecte productieve tijd en non-productieve tijd. Ook wordt gekeken naar ‘vermijdbaar’ tijdverlies. “In turnarounds kijken we naar quick wins die onmiddellijk toegepast kunnen worden”, zegt Lodewijckx. Tegen het einde van de eerste week worden die in een vergadering geïdentificeerd en onmiddellijk aan de verantwoordelijke toegewezen. “Quick wins (meestal zijn het kleine zaken) heffen flessenhalzen op en brengen rust.” Hij geeft een voorbeeld. “Op een bepaalde locatie kon men de werken pas later beginnen dan gepland. Er werd een extra shift ingelegd om de achterstand in te lopen. Toen bleek echter het magazijn voor reserveonderdelen dicht te zijn. Dat werd opgepikt en er werd beslist dat magazijn langer open te houden.” Daar kom je alleen achter als je met de mensen meeloopt. “Het probleem is makkelijk op te lossen maar je moet het wel eerst weten.”

Tegen het einde van de turnaround volgt er een voorlopig rapport dat geofficialiseerd wordt om verbeteracties op de lange termijn of elders te onderbouwen. “De rapporten van Stork worden gebruikt om in het Maintenance Execution Efficiency-netwerk continue verbeteringen over de ganse organisatie te realiseren”, zegt Lodewijckx, die zoveel mogelijk gemeenschappelijke processen probeert op te stellen rond het dagdagelijks onderhoud, shutdowns en turnaround. <<

door Luc De Smet