COLUMN
Maintenance Magazine 156 – mei 2022
Een onderhoudscontract afsluiten
U wenst beroep te doen op een onderhoudsfirma voor het onderhoud van bepaalde machines en materiaal. Waar moet u op letten?
Sluit u een schriftelijke overeenkomst af met een onderhoudsfirma, dan is het nuttig om zoveel mogelijk bepalingen op te nemen in dit contract. Tijdens het uitvoeren van een contract kan er heel wat mislopen zodat het beter is om over zoveel mogelijk elementen een overeenkomst te treffen.
Wat moet u zeker vermelden in het onderhoudscontract?
Vooreerst moeten in het contract de gegevens van de contracterende partijen opgenomen worden; dit zijn de namen, adressen, ondernemingsgegevens van uw firma (de klant) en de onderhoudsfirma. Een volgend aandachtspunt is de duurtijd van het contract: wenst u een contract van onbepaalde of bepaalde duurtijd af te sluiten? Verder overeenkomen hoe het contract een einde kan nemen (opzeg, opzegtermijn, eventuele vergoeding bij contractbreuk …). Het voorwerp van het contract moet bepaald worden. Dit houdt in dat er moet uitgelegd worden wat er precies met het onderhoudscontract bedoeld wordt. Bijvoorbeeld: het onderhoud van filters, van leidingen, hoe vaak het onderhoud zal gebeuren, hoe het staat met de verplaatsingskosten van de onderhoudstechnieker, wat de werktijd zal zijn … Daarnaast doet men er goed aan om op te nemen welke werken er niet inbegrepen zijn. Zo kan er bijvoorbeeld een omschrijving gegeven worden welke onderdelen uitgesloten worden, de uitsluiting van schade die veroorzaakt is door een foutief gebruik van de constructie, door nalatigheid of onvoorzichtigheid … Maak ook afspraken in verband met de aansprakelijkheid in geval er zich een schadegeval zou voordoen. De geldelijke afspraken mogen zeker niet ontbreken. Hier gaat het dan om de gehanteerde tarieven voor het onderhoud, de prijzen van de wisselstukken, de werkuren … hoe en wanneer de betaling moet gebeuren. Verder kunnen afspraken gemaakt worden indien bepaalde stukken moeten vervangen worden. Bijvoorbeeld dat dit niet mag zonder toestemming van de klant. Er kunnen ook nog bepalingen opgenomen worden betreffende extra voordelen die de klant (uw firma) geniet. Ook regels over de bevoegde rechtbank in geval van geschil. Hoe de factuur kan geprotesteerd worden, wat de betalingstermijn is …
Gevolgen van de overeenkomst
Naast het principe van de contractuele vrijheid van de partijen, geldt het principe van de ‘contractuele trouw’. Dit houdt in dat de partijen die een onderhoudscontract hebben, dit ook ten uitvoer moeten brengen volgens de regels die in de overeenkomst werden opgenomen. Een geldig afgesloten onderhoudscontract verbindt de partijen als een wet. Indien door bepaalde onvoorziene omstandigheden (onafhankelijk van de wil van de schuldenaar) de overeenkomst niet kan uitgevoerd worden, dan is er sprake van ‘overmacht’. De schuldenaar kan dan bevrijd worden van zijn verplichtingen.
Hoe kunt u zich indekken tegen wanprestaties?
Best is om zich zo goed mogelijk in te dekken hierover bepalingen op te nemen in het onderhoudscontract. Bepaal wat de sancties zijn bij niet uitvoering van de verplichtingen en welke schadevergoeding zal gevraagd worden in dergelijke gevallen. Verder kunt u in het contract een ‘uitdrukkelijk ontbindend beding’ opnemen. Hierdoor lijdt contractbreuk automatisch tot de ontbinding van de overeenkomst zonder de tussenkomst van de rechter.
Door Solange Tastenoye, zelfstandig jurist
