IN THE FIELD
Maintenance Magazine 146 – december 2019
Eens alle elementen zorgvuldig zijn geïmplementeerd in de organisatie, kan de onderhoudsmanager op een correcte manier communiceren met het management. (foto I-care Group)
“Productie kan helpen met de registratie van de informatie die kan bijdragen tot het sneller identificeren van de oorzaken van het falen van een installatie of een machine”, aldus Guido Verrept, Training director I-care (foto PDC)
“Om een goed onderhoudsplan op te maken dient men zowel over een correcte hiërarchische opbouw van de installaties te beschikken als over de kennis van grondige analyses van mogelijke storingen en onverwachte stilstanden”, aldus Ivan Kovacic, Management consultant (foto PDC)
De essentie van onderhoud bestaat er in de beschikbaarheid van de installatie te garanderen. Het enige middel om een correctieve cyclus te doorbreken, is het initiëren van een preventief en predictief onderhoudsplan. (foto I-care Group)
Een doordacht onderhoudsbudget is gebaseerd op een zero-based benadering (foto I-care Group)
Het samenstellen van een goed onderhoudsbudget is meer dan een cijferoefening die jaarlijks gehouden dient te worden. Het is een intensief proces waarbij verschillende bedrijfsafdelingen betrokken zijn. Idealiter is het budget gebaseerd op lange termijndoelstellingen die gestuurd worden vanuit de productiebehoeften. Het vraagt dan ook de nodige vaardigheden van een onderhoudsmanager om met al deze stakeholders rond de tafel zitten. Zij hebben immers andere belangen en zijn niet altijd vertrouwd met de technische terminologieën. Zo leert ons een goed gesprek met Guido Verrept, Training director I-care, en Ivan Kovacic, Management Consultant.
De praktijk wijst uit dat het samenstellen van een evenwichtig onderhoudsbudget vaak geen sinecure is omdat de basis van de informatie van waaruit men dient te vertrekken, in heel wat gevallen ontoereikend is. “Meestal is het startpunt voor het komende jaar het budget van het afgelopen jaar, aangepast met een gevoelsmatige correctie. In de praktijk leidt dit vaak tot een structurele verhoging van het budget. De reactie van het management is dan dat men het budget onder druk zet en dat de onderhoudsorganisatie ertoe aangezet wordt om het onderhoudsbudget te verlagen – lees de kosten te verminderen. Als gevolg van deze beslissing is er minder preventief onderhoud en vinden er minder investeringen plaats waardoor het ongepland onderhoud gaat toenemen. Met als gevolg dat de kosten gaan stijgen. Wanneer men het volgende jaar dezelfde redenering hanteert, zal men ‘onderhoud’ er opnieuw toe aanzetten om de kosten te verlagen”, aldus Guido Verrept van I-care. “Hierdoor komt de onderhoudsafdeling automatisch in een negatieve, vicieuze cirkel terecht, met steeds stijgende kosten. De praktijk leert ook dat menig onderhoudsmanager onvoldoende ‘gewapend’ is om deze financiële discussie op te starten met het bedrijfsmanagement. Het management van haar kant, gaat verder op de beschikbare budgettaire informatie die vaak geen weerspiegeling is van de werkelijkheid.”
Wie zou verwachten dat de kostenplaatsen in de boekhouding gelinkt zijn aan de hiërarchische indeling van de installaties en machines zoals die omschreven zijn in het onderhoudsplan, komt tot de vaststelling dat dit vaak niet het geval is. Met als gevolg: binnenkomende facturen worden niet geboekt op de juiste manier waardoor er een verkeerd beeld ontstaat van de kosten per installatie of per machine. Het wordt op deze manier moeilijk om een juiste kosteninschatting te maken voor een installatie en een juiste discussie op te starten met de onderhoudsmanager. Terwijl deze noodzakelijke discussie zou moeten plaatsvinden en een daadwerkelijke impact zou moeten hebben op de lange termijn. Men mag evenmin uit het oog verliezen dat de essentie van onderhoud er in bestaat de beschikbaarheid van machines en installaties te garanderen en zelfs te verhogen. Het enige middel om een correctieve cyclus te doorbreken, is het initiëren van een preventief en predictief onderhoudsplan.
Een doordacht budget is gebaseerd op een ‘zero-based’ benadering. Hierbij start men vanuit het preventief onderhoudsplan. Om een goed onderhoudsplan op te maken dient men zowel over een correcte hiërarchische opbouw van de installaties en machines te beschikken als over de kennis van grondige analyses van mogelijke storingen en onverwachte stilstanden”, aldus Ivan Kovacic, Management Consultant. “Vervolgens dienen deze data op de juiste manier verwerkt te worden in een CMMS (Computerized Maintenance Management System). Deze database is maar zo sterk als haar zwakste schakel … Foutieve of onvolledige informatie leidt bijna onvermijdelijk tot verkeerde gevolgtrekkingen.
“Ook productie heeft een belangrijke rol in het geheel te vervullen, namelijk het verstrekken van de juiste informatie aan de onderhoudsafdeling met betrekking tot mogelijke storingsoorzaken (zogenaamde ‘bad actors’). We zien nog te vaak dat de oorzaken van het falen van installaties niet of onvoldoende bekend zijn”, aldus Kovacic. “Productie kan helpen met de registratie van de informatie die kan bijdragen tot het sneller identificeren van de oorzaken van het falen van een installatie of een machine. Zoals reeds aangehaald, dient de beschikbaarheid van de installatie een basis uitgangspunt te zijn voor het maken van een goed onderhoudsplan.”
De oplossing om bovenstaande onderhoudsgerelateerde problematieken aan te pakken is helaas niet zo evident. Het welslagen van de aanpak zal worden bepaald door het volgen van een uitgebalanceerd systeem dat bestaat uit de combinatie van verschillende elementen:
In de praktijk lijkt het niet zo eenvoudig deze elementen op een juiste manier tot stand te brengen en tot een juist uitgebalanceerd systeem te komen. Het is sowieso een arbeidsintensieve oefening. Daarom is vaak een projectmatige aanpak noodzakelijk om dit proces op de rails te zetten. Eens al deze elementen zorgvuldig geïmplementeerd zijn in de organisatie kan de onderhoudsmanager op een correcte en goed onderbouwde manier communiceren met het management.
In grote lijnen kan men via de vier volgende stappen de benodigde informatie verzamelen:
Na deze informatieronde kan men een correcte inschatting maken van de noodzakelijke veranderingen en de daarmee gepaarde inspanningen. Men zal niet alles tegelijkertijd kunnen veranderen en een juiste prioritering is dan ook noodzakelijk. Hiermee heeft men de noodzakelijke elementen in handen om tot een realistisch onderhoudsprojectplan te komen. De ervaring leert dat deze inspanningen vaak over meerdere maanden zijn gespreid en dat de evolutie naar een uitgebalanceerd assetmanagementsysteem eerder gradueel verloopt. De praktijk wijst evenwel uit dat bedrijven die deze bovenstaande elementen en stappen hebben toegepast, tot een correct en verdedigbaar onderhoudsbudget zijn gekomen.
“Het is helaas niet eenvoudig om tot een goed onderhoudsplan te komen. Wat de onderhoudsverantwoordelijke echter niet mag weerhouden om ermee te starten want goed begonnen is half gewonnen”, aldus Verrept van I-care. Wie meer wenst te weten over deze verschillende aandachtspunten met betrekking tot het opstellen van een goed onderhoudsplan en een degelijk onderbouwd onderhoudsbudget, kan terecht op één van de volgende BEMAS-trainingen ‘Hoe een onderhoudsbudget opstellen’.
Door Philippe Declercq
