CHRONIQUE
Maintenance Magazine 140 – juin 2018
La plate-forme collaborative Maintenance et ses processus
Dans l’avant-dernière édition de Maintenance Magazine, nous évoquions une initiative de quelques entrepreneurs visant à mettre sur pied une plate-forme collaborative sur le plan des performances des éléments d’actif et de la maintenance. La plate-forme comprend quatre fondamentaux : le personnel, les processus, les systèmes et les données. Dans la précédente édition, nous nous étions intéressés au facteur humain et à son rôle dans cette plate-forme collaborative. Dans cette troisième partie, nous aborderons les processus. Un processus n’est ni plus ni moins qu’un ordonnancement d’activités, une méthode déterminée pour atteindre des objectifs de l’entreprise.
La pression nous poussant à suivre une méthode déterminée est de plus en plus forte. Cette évolution intervient pour diverses raisons. Songeons aux normes de qualité (notamment la certification ISO), la conformité, la sécurité, la traçabilité,… Mais la mondialisation du marché, la concurrence croissante et la pression sur les marges jouent bien sûr aussi un rôle.
Les grandes entreprises disposent de départements, d’équipes et de fonctions de direction qui organisent et gèrent le travail sur la base de processus. Le problème dans bon nombre d’entreprises est que le processus est devenu dominant dans les résultats. La bureaucratie nuit à la réactivité. Cependant, nous savons désormais que ce n’est pas le plus fort qui survit mais surtout celui qui s’adapte le plus vite au changement.
Une petite entreprise dispose souvent d’une plus grande flexibilité mais doit lutter pour pouvoir répondre à la pression imposant de travailler suivant les processus appropriés. De ce fait, elle peut commettre des erreurs, connaître un problème de traçabilité de certaines actions et ne pas garantir suffisamment certains processus. La réussite dépend fortement des connaissances et des compétences de l’individu. Les moyennes entreprises font face aux défis propres à ces deux aspects. Ce sont les maux de croissance bien connus qui causent des soucis à bon nombre d’entrepreneurs.
Combien de temps consacrons-nous en tant qu’organisation à la mise en place et à la surveillance de nos processus ? Quels bénéfices pourriez-vous tirer si vous pouviez consacrer ce temps à vos produits, vos services et vos clients ? Après tout, c’est là le coeur de votre entreprise. Imaginez que vous puissiez utiliser une plate-forme dans laquelle ces processus sont intégrés. Une plate-forme qui vous offre en outre la liberté de choisir le processus qui vous convient par une approche de « cherry picking ». Un processus qui a d’ailleurs été défini sur la base de l’expérience et des pratiques et normes d’excellence d’autres entreprises similaires à la vôtre. Une fois ce processus défini, toute votre organisation fonctionnera de manière uniforme, pragmatique et garantie.
La plate-forme collaborative vous y aidera très concrètement. Nous proposons toute une série de workflows. Des workflows qui sont d’ailleurs également reconnus par des auditeurs externes comme « la bonne façon de travailler ». En respectant et en exécutant les tâches définies dans ces workflows, vous suivrez le bon processus. En outre, il faut tenir compte d’une chronologie et d’une interdépendance dans ces tâches. Un autre avantage important est que nous prévoyons aussi une intégration avec Microsoft Outlook par exemple. Ainsi est-il possible d’attirer votre attention sur une tâche à réaliser via une notification par e-mail (donc même si vous ne travaillez pas activement dans le système). Nous pouvons aussi prévoir une remontée d’information quand quelqu’un n’exécute pas certaines tâches correctement ou en temps voulu. Nous ne voulons pas supprimer la réflexion mais nous sommes convaincus que la réussite ne peut pas dépendre uniquement de nos propres actions. Après tout, nous ne sommes pas des robots. Soyez ouvert au changement, adoptez la technologie associée et entreprenez ! <<
Par Geert Nies, General Manager de THOR Maintenance, et Martin Smit, Business Development Manager Solutions chez RealDolmen
