IN THE FIELD  
Maintenance Magazine 140 – juin 2018

Externalisation de l’entretien de l’instrumentation du labo

Janssen Pharmaceutica, filiale de Johnson & Johnson, confie la totalité de l’entretien de ses instruments de laboratoire à un partenaire global externe.

Après deux ans de préparation, 17 000 instruments de laboratoire en Belgique, dont 14.000 au campus principal de Beerse, sont désormais gérés par PerkinElmer OneSource. «La maintenance globale est désormais standardisée à la fois dans un environnement de laboratoire critique ou non critique GxP », stipule Jan Van Deun, Sr. Manager Laboratory Services EMEA chez Janssen Pharmaceutica, qui organise conjointement avec 18 collaborateurs externes la stratégie de maintenance sur les campus de Beerse, Geel, Olen et Merksem. « Le résultat se décline en transparence dans la stratégie et le statut de maintenance, rend cette dernière beaucoup plus efficace, augmente la disponibilité et réalise des économies d’échelles avec les fournisseurs. En outre le système soulage la direction et les analystes du laboratoire de l’administration qu’implique une stratégie de maintenance. »

Van Deun est « operational lead » pour le département laboratorium services Belgium Campus. Il consiste en trois piliers : la maintenabilité de l’équipement de labo axé sur son cycle de vie, la gestion des consommables et des fournitures dans et autour du labo et la gestion des tâches liées à des processus externalisés des laboratoires pour soutenir les processus de base.

En 2014 Johnson & Johnson mettait sur pied une stratégie globale pour centraliser la gestion des stratégies de maintenance des équipements de labo auprès du Facility Management. « À cette fin, le programme ELIS (Enterprise Laboratorium Instrumentation Services) était lancé. Il englobe toutes les activités de maintenance depuis l’inventaire initial du parc d’actifs jusqu’à la documentation finale conforme aux exigences de la gouvernance, en passant par la conception et la mise en œuvre de la stratégie de maintenance. »

Approche individuelle

Auparavant, la coordination de la maintenance du parc d’instruments était fragmentée entre les différents bâtiments et départements des diverses filiales. Chaque site gérait sa propre base de données, et si disponible, les contacts de chaque fournisseur individuel, les réparations et la gestion des contracteurs. Une stratégie commune manquait.

« L’accent était mis uniquement sur son propre laboratoire, son propre fonctionnement et ce qui était lié à son propre centre de coûts. De sorte qu’une approche standardisée et une vue d’ensemble transparente des caractéristiques/paramètres de maintenance des instruments étaient inexistantes. L’on ne savait pas combien d’appareils étaient gérés ni leur coût annuel. Au cours des négociations contractuelles, un scientifique passait beaucoup de temps à rédiger des listes et à les coordonner avec le fournisseur. »

Scientist back to science

« Scientist back to science » était le principe de base pour la centralisation de la maintenance. Car, au moins les employés du labo doivent se soucier de l’administration et de la maintenance, au plus ils peuvent se concentrer sur le cœur de leur activité : la recherche pharmaceutique.

« La maintenance moderne nécessite une gestion centrale des contrats et du concept de maintenance, de la mise en œuvre opérationnelle, de la concentration des connaissances techniques et des visions. Il est essentiel de connaître le rendement des instruments haut et bas de gamme pour les gérer sur la base des indicateurs clés de performance et faire des économies d’échelle. Nous faisons de grands pas dans le domaine de la coopération avec notre partenaire PerkinElmer OneSource, en raison de la mise en œuvre du concept de « technicien de première ligne », par lequel des techniciens ad-hoc livrent les services nécessaires pour augmenter la disponibilité des instruments et minimaliser le coût des tierces parties. »

Le Facility Management facilitateur d’approche centralisée

« Vu l’organisation centrale du Facility Management sur le campus de notre système de GMAO “eSTREAM”, nous disposions de tous les atouts pour organiser avec succès le nouveau programme ELIS. » La portée du travail (« SOW ») a été définie avec les principaux intervenants. Le cycle de vie complet de la maintenance a été détaillé sur papier. Sur cette base, un appel d’offres a été lancé auquel sept entreprises qui développent ces activités globalement ont répondu. « En fin de compte, nous avons choisi d’externaliser la maintenance complète des équipements de laboratoire à un fournisseur privilégié global : PerkinElmer OneSource. » Nous avons signé un Accord de Services Maître avec eux.

Le fait que tous les contrats soient gérés par un seul parti offre d’énormes économies d’échelle. « Grâce à cette approche centralisée, le fournisseur privilégié est en mesure de fournir des conseils et une assistance aux propriétaires d’instruments pour leur choix de maintenance en ligne avec leurs budgets, sur la base d’historiques et des connaissances détaillées des contrats. »

Phasage

Dans le seul campus de Beerse, 14. 000 instruments sont disséminés dans 12 bâtiments. Leur valeur d’achat tourne autour d’un demi-milliard d’euros. La maintenance annuelle de ce parc d’équipements coûte plus de 10 millions d’euros. Seulement 43% du parc total s’avérait bien documenté. C’est pourquoi nous avons opté pour une implémentation progressive avec un projet pilote dans un environnement non réglementé, dont les laboratoires en R&D comportant 5.000 appareils. « Après que les bonnes pratiques en “développement précoce” aient été prouvées, les environnements GxP étaient également abordés suivant le même calque. »

Comme c’est fréquent avec les innovations, il a fallu un certain temps d’adaptation pour le personnel. Van Deun estime qu’environ 40% des employés s’appropriaient le nouveau système, 60% initialement non. « En particulier, les environnements où l’instrumentation de laboratoire était couramment adaptée voulaient conserver en interne la gestion et les connaissances sur la maintenance. Malgré cette opposition, nous avons réussi grâce au concept de triumvirat du partenaire/acteur business, du facility management et du fournisseur privilégié. Dans l’Accord de Services Maître conclu entre Janssen Facility Management et PerkinElmer OneSource, des clauses garantissent la confidentialité requise à la fois en termes de configurations système et de données brutes générées lors de la maintenance et/ou les tests. »

Transparence

Au début du programme, le fournisseur privilégié fait l’inventaire des instruments dans le laboratoire qui se décline en une évaluation des besoins. Cette dernière détermine la stratégie de maintenance par instrument en étroite concertation avec son propriétaire et le fournisseur privilégié. Après examen et signature par les partenaires, les stratégies de maintenance sont incluses dans le système GMAO et les données maîtres du parc d’actifs sont mises à jour si nécessaire.

« Nous offrons aux gestionnaires labo une transparence totale sur l’état de leurs instruments, les contrats de maintenance, les coûts et la partie qui effectue la maintenance. Pour chaque département, un tableau de bord récurrent renseigne les chiffres clés spécifiques afin que les partenaires business puissent vérifier si la maintenance a été correctement effectuée conformément aux directives. Le reporting du tableau de bord local est convertit au niveau global, autorisant une comparaison globale. »

Engagement contractuel

Le contrat de maintenance entre Janssen et PerkinElmer OneSource a une durée de trois ans. Après cela, un autre appel d’offres sera lancé pour évaluer le marché au niveau global. Les entreprises candidates sont ensuite invitées à présenter leur stratégie. Elle est alors examinée par rapport aux actuels Accord de Services Maître et le SOW.

« Entretemps, le contrat avec le partenaire a déjà été prolongé une fois car il présentait une évaluation et un respect corrects des conditions contractuelles actuelles. En outre, un plan d’amélioration a été imposé afin de mettre en place avec succès des points d’amélioration sur un an. C’est pourquoi le fournisseur privilégié a maintenant la permission de développer ses activités sur les autres sites de J&J. La rédaction d’un Accord de Services Maître hermétique, complétée par un “Site Specific Agreement”, est cruciale. »

« Nous avons appris nos leçons pour définir les bons KPI globaux et faire une description exacte (comment mesurer et à quel seuil ? ) dans cet ASM. Cela nous permet d’évaluer et de comparer les succès de notre fournisseur privilégié dans le monde entier. »

Nouveaux appareils

Lors de l’achat de nouveaux instruments de laboratoire, leur propriétaire avait l’habitude d’identifier l’appareil, de conclure les contrats et d’organiser la maintenance curative. Ce service est maintenant effectué à partir du programme ELIS. Lors de l’achat d’un instrument, en marge de l’approbation du service achat, l’Helpdesk ELIS est également automatiquement informé, lui permettant de s’approprier les activités administratives nécessaires. « Dès que l’instrument arrive sur le site, il est identifié (avec code à barres individuel) et toutes les données pertinentes de l’appareil sont collectées et stockées dans le système GMAO (que notre fournisseur maison gère également) pour suivre tout le cycle de vie ultérieur de l’appareil. »

Innovation

« Outre le choix d’un fournisseur privilégié pour la coordination et l’exécution des activités de maintenance, il est également important que ce partenaire puisse offrir une valeur ajoutée au gestionnaire du labo en gérant son parc d’instruments », conclut Van Deun.

« Des projets tels que l’identification RFID pour les équipements mobiles ou la production de chiffres clés concernant le degré d’utilisation des équipements de laboratoire en fonction des coûts de maintenance sont des paramètres utiles pour mener une politique d’investissement judicieuse. » <<

Par Wouter Peeters