mmultimocmms584498620web.jpg

NIEUWSLIJN 18/11/2019

3 stappen voor de communicatie tijdens CMMS-implementatie

Voor, tijdens én na de implementatie van een CMMS is interne communicatie een belangrijke factor. Voor zowel het creëren van draagvlak als het vergaren van informatie. U wilt natuurlijk dat de implementatie succesvol verloopt en daarin is een goede communicatie key. Vanzelfsprekend ondersteunt de CMMS-leverancier uw organisatie bij het implementatieproject. Maar welke bijdrage kunt u zelf als opdrachtgever leveren aan het succes van de implementatie? In drie stappen helpen we u op weg.

1. Faseer het project en bepaal per fase de doelgroepen

Het is belangrijk om een goed communicatieplan op te stellen, maar hoe begint u daar mee? Allereerst begint u met het bepalen van wie er met het CMMS te maken krijgt. De medewerkers die met het CMMS gaan werken, moeten op de hoogte zijn van het komende implementatietraject. Dit kunnen bijvoorbeeld de volgende afdelingen zijn: technische dienst, frontoffice, magazijn en het management. Per afdeling/ doelgroep kan het soort communicatie en het moment van communicatie verschillen. De verschillende momenten zijn bijvoorbeeld voor, tijdens of na de implementatie. De technische dienst wilt u misschien al in een vroegtijdig stadium informeren. En de frontoffice wordt bijvoorbeeld pas vlak voor de live-gang geïnformeerd. Door doelgroepen te bepalen en per projectfase te bekijken wat deze doelgroepen dienen te weten, kunt u een goed communicatieplan opstellen.

2. Bepaal de boodschap en het middel

Naast het faseren van het project is het ook belangrijk om de boodschap per doelgroep te bepalen. Wilt u alleen informeren of ook actief om input vragen? Wanneer u van de gebruikersgroepen input wilt, zult u hen daarvoor voor moeten uitnodigen. U bepaalt vooraf welke uitkomst u van de communicatie met de doelgroep verwacht.

Om het meeste rendement te behalen, is het raadzaam om het communicatiemiddel weloverwogen te bepalen. Als u bijvoorbeeld de technische dienst wilt informeren kunt u een e-mail sturen. Wilt u meer draagvlak creëren? Dan is het misschien handiger om een CMMS-informatiebijeenkomst in te plannen. Er zijn tal van manieren om informatie te verspreiden, wees hier vooral creatief in. De betrokkenen zullen dit op prijs stellen.

3. Bepaal de frequentie

Nadat de fasering, de boodschap, de doelgroep en het communicatiemiddel is bepaald breekt de volgende stap aan: de frequentie van de communicatie bepalen. Een werkgroep van eindgebruikers die actief meedenkt in de gewenste functionaliteiten, zal niet alleen één keer per jaar worden gevraagd naar hun mening. Daarbij is het van belang dat het praktisch blijft. U wilt front-office niet gaan belasten met langdurige en regelmatige informatiebijeenkomsten, als ze alleen maar een melding in het systeem hoeven te doen. Voorkom hiermee dat u doelgroepen vergeet of overbelast. De frequentie van de communicatie is dus erg belangrijk. Denk er goed over na, de communicatie is namelijk de sleutel tot succes!

Extra tip: promotie van het CMMS werkt écht!

Is het CMMS bijna geïmplementeerd en is de live-gang in zicht? Zwengel dan de promotiemachine aan! Interne communicatie mag tegelijkertijd ook interne marketing zijn. Maak hier dan ook creatief gebruik van door een marketingcampagne op te zetten, zodat iedereen weet dat de live-gang nadert. Druk flyers, gebruik het intranet, bestel Ultimo promotiemateriaal en houd een CMMS demo-dag tijdens de live-gang. Het is leuk, het maakt mensen enthousiast, u creëert draagvlak en een live-gang mag echt wel gevierd worden na al dat harde werken!

Meer weten over een succesvolle CMMS-implementatie?

Download dan hier de CMMS-implementatie Toolkit


Gratis online lezen en op de hoogte blijven van interessant nieuws uit uw sector via onze nieuwsbrief?


Door te registreren ga je akkoord met de algemene voorwaarden.